Tabela prática de prazos para guardar os documentos da empresa

O arquivo de documentos da empresa é sempre motivo de grande preocupação. Dúvidas como "o que guardar? e por quanto tempo?" são muito comuns. Em geral o prazo é de cinco anos. Contudo, em alguns casos, o prazo pode ser menor, maior ou até mesmo indeterminado.

Assim, elaboramos tabelas práticas contendo os principais documentos trabalhistas, fiscais, declarações e comprovantes de recolhimento de tributos que o empresário deve manter em seu arquivo, o respectivo prazo e o fundamento legal.

TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTO	PRAZO	FUNDAMENTO LEGAL
Contrato de trabalho	indeterminado	(1)
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto.	5 anos	art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT
Termo de rescisão do contrato de trabalho	2 anos	art. 7º, XXIX, CF
Folha de pagamento	10 anos	art. 225, I e § 5º, Dec. 3048/1999
Livro ou ficha de registro de empregado	indeterminado	(1)
FGTS - Fundo de Garantia do Tempo de Serviço	30 anos	art. 23, § 5º, Lei 8036/1990 e Súmula 362 TST
GFIP - Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social	30 anos	art. 23, § 5º, Lei 8036/1990
GRFC - Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social	30 anos	art. 23, § 5º, Lei 8036/1990
GPS - Guia da Previdência Social	5 anos (2)	art. 45, Lei 8.212/1991 c/c súmula vinculante nº 8 STF
Contribuição sindical	5 anos	arts. 578/579, CLT c/c arts. 173 e 217 CTN
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados	3 anos	art. 1º, § 2º, Portaria MTE 235/2003
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais	5 anos	art. 8º, Portaria MTE 10/2011

TRIBUTÁRIO

DOCUMENTO	PRAZO	FUNDAMENTO LEGAL
Notas fiscais e recibos	5 anos	arts. 195 e 174, CTN
Livros fiscais	5 anos	arts. 195 e 174, CTN
IR - Imposto de Renda	5 anos	arts. 173/174, CTN
CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido	5 anos (2)	arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c súmula vinculante nº 8 STF
PIS - Programa de Integração Social	5 anos (2)	arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c súmula vinculante nº 8 STF
COFINS - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social	5 anos (2)	arts. 33 e 45, Lei 8.212/91 c/c súmula vinculante nº 8 STF
ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços	5 anos	arts. 173/174, CTN
Declarações: DIPJ, DCTF, DACON	5 anos	arts. 173/174, CTN
DASN - Declaração Anual do Simples Nacional	5 anos	arts. 173/174, CTN e art. 26, LC 123/06
DIRF - Declaração do Imposto Retido na Fonte	5 anos	arts. 173/174, CTN e art. 27, IN SRF 983/2009
Declaração de Ajuste Anual - IRPF e deduções	5 anos	arts. 173/174, CTN
GIA - Guia de Informação e Apuração ICMS	5 anos	arts. 173/174, CTN e art. 9º Portaria CAT 46/2000

NOTAS:

(1) Como tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço (art. 603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado.

(2) Apesar dos artigos. 45 e 46 da Lei 8.212/91 estabelecerem o prazo de 10 anos, o Supremo Tribunal Federal declarou tais dispositivos inconstitucionais e editou a súmula vinculante nº 8: “São inconstitucionais os parágrafo único do artigo 5º do Decreto-lei 1569/77 e os artigos 45 e 46 da Lei 8.212/91, que tratam de prescrição e decadência de crédito tributário”.

Assessoria Técnica